• 9 juli 2018
  • Ilse de Roo
  • Leestijd 5 min.
Personeel en planning

In vijf stappen naar een strategische personeelsplanning

Horeca-eigenaren die een strategische personeelsplanning maken, hebben een voorsprong op ondernemers die hieraan geen aandacht besteden. ‘Strategisch’ betekent dat je werkt met een goed doordacht plan. Het is bij een dergelijke planning belangrijk dat je kijkt welke medewerkers je in de toekomst nodig hebt. Benieuwd hoe je met jouw horecazaak op allerlei manieren hiervan de vruchten kan plukken? Doorloop dan de onderstaande vijf stappen.

1
Zorg voor een bedrijfsformule

Als horecaondernemer heb je natuurlijk een concept uitgewerkt en werk je volgens een bepaalde bedrijfsformule. Je zorgt dat jouw zaak onderscheidend is van andere horecazaken. Dit doe je met unieke producten, een sfeervolle of aparte aankleding en door te werken met het juiste personeel dat past bij jouw concept.

Heb je dit nog niet? Of is het alweer een hele tijd geleden dat je dit hebt gedaan? Ga er dan eens rustig voor zitten en zet jouw bedrijfsformule op papier. Je krijgt dan een goed beeld van de situatie zoals deze nu is en je kunt eventuele veranderingen aanbrengen.

2
Wees toekomstgericht

Je hebt bij stap 1 gekeken naar de situatie zoals deze nu is. Bij stap 2 is het belangrijk om in de toekomst te kijken. Het is essentieel om je daarbij niet alleen te richten op je eigen plannen en bevindingen, maar ook de ontwikkelingen in de branche mee te nemen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Trends: Iedere branche ontwikkelt zich, vooral in de horeca gaat dit in een rap tempo. Het is altijd goed om te weten welke ontwikkelingen er zijn – zoals de horecatrend blurring die we steeds vaker zien – en of je hierop wilt inspelen;
  • Economie: De economie is altijd een onzeker punt. Het kan goed gaan, maar ook snel weer slechter. Als de economie bloeit, kun je er rekening mee houden dat consumenten vaker buiten de deur eten. Als het verslechtert, geldt meestal het omgekeerde;
  • Arbeidsmarkt: De arbeidsmarkt hangt samen met de economie. Het kan lastig zijn om goed personeel te vinden als de economie weer aantrekt. Horecazaken zijn dan allemaal op zoek naar nieuwe medewerkers;
  • Events: Als er een event in de buurt van jouw zaak plaatsvindt, kan het zijn dat opeens alle tafels vol zitten. Het is verstandig om altijd te checken welke evenementen er op de planning staan, zodat je dit tijdig kunt afstemmen op je voorraad en personeelsinzet.

 

3
Bedenk hoeveel medewerkers je nodig hebt

Nu je met stap 1 en 2 een duidelijk beeld van de toekomst hebt, kun je gaan kijken hoeveel medewerkers je nodig hebt. Dit is een belangrijk punt, aangezien personeelskosten meestal de grootste kostenpost zijn van een horecazaak. Te veel of te weinig personeel, kan een hoop geld kosten. Houd daarbij ook rekening met de verwachte omzet en de personeelskosten.

De meeste horecazaken zijn seizoensafhankelijk, de bezetting verandert dan ook per jaargetijde. Maar ook binnen een seizoen kunnen er pieken en dalen zijn. Je speelt hierop in met een strategische personeelsplanning. Maak gebruik van slimme planning software voor de horeca die bijvoorbeeld van tevoren aangeeft wat de weersverwachting is.

4
Zet de juiste mensen op de juiste plek

Jouw personeel bepaalt het succes van jouw horecazaak. Daarom is het belangrijk – net als bedenken hoeveel mensen je nodig hebt (stap 3) – dat medewerkers op de juiste plek staan. Je wilt er zeker van zijn dat in jouw bedrijf de juiste mensen werken met de juiste kennis. Als je bijvoorbeeld een bierproeverij wilt organiseren, heb je een medewerker nodig die de ins en outs kent van verschillende bieren. En deze persoon moet het natuurlijk ook leuk vinden om een proeverij te organiseren.

Is er niemand in jouw zaak die kennis van bier heeft? Dan moet je iemand inhuren of opleiden. Stel hiervoor een functieprofiel op waarin je precies beschrijft waarnaar je op zoek bent. Beschrijf ook meteen hoe jouw zaak in elkaar steekt, wat jouw waarden zijn en wat voor soort persoon daar het best bij past.

5
Neem ook nog deze tips mee

Een strategische personeelsplanning alleen, is niet meteen de sleutel tot succes. Er zijn ook andere maatregelen die je dient te nemen. Je kunt het meteen toepassen, maar natuurlijk ook op een later moment. Enkele voorbeelden zijn:

  • Personeel in- of uitlenen: Piekmomenten verschillen natuurlijk per horecazaak. Sommige ondernemers kiezen om personeel uit te lenen, of in te lenen. Een barmedewerker kan bijvoorbeeld een handje helpen in het restaurant van de buren. Je dient je wel aan een aantal regels te houden en het aan de KvK te melden.
  • Flexpersoneel: Steeds meer horecazaken maken gebruik van flexibel personeel. Tegenwoordig kun je een werknemer voor een shift aannemen die kennis heeft van alle systemen in jouw zaak. Door te investeren in goed flexpersoneel kun je altijd bouwen op een sterk team en beter inspelen op pieken en dalen.
  • Horecaopleidingen: Ieder jaar studeren er weer veel mensen af van bijvoorbeeld een hotelschool. Deze jonge medewerkers staan te springen om bij een horecazaak aan de slag te gaan. Investeer daarom in de samenwerking met onderwijsinstellingen, zodat jij gebruik kunt maken van goede stagekrachten en afgestudeerd horecapersoneel. Als je samenwerkt met horecaopleidingen, kun je deze jonge talenten binden aan jouw zaak.
Over de auteur

Ilse de Roo

Bijna twee jaar was ik werkzaam op de marketingafdeling bij L1NDA. Ik heb mijn passie voor content creatie, online marketing en SEO verder kunnen ontwikkelen en nu is het tijd voor een volgende stap in mijn carrière. Ik heb met plezier bij L1NDA gewerkt en ik kijk terug op een mooie tijd. Ik hoop dat je de blogs met veel plezier leest en dat je relevante tips kunt toepassen!

In zes stappen een optimale personeelsplanning

Bespaar 75% tijd en 4% op je loonkosten door je personeelsplanning efficiënter en effectiever in te richten.

Download kennisdocument

Word ook lid van onze community

Mis nooit meer het laatste nieuws. Schrijf je gratis in en blijf direct op de hoogte. Je ontvangt van ons tweewekelijks waardevolle content in je mail.

Anderen lazen ook