• 23 mei 2016
  • Manon Heitkamp
  • Leestijd 4 min.
Personeel en planning

Waarom Excel een ramp is voor je personeelsplanning

Excel is een tool met enorm veel mogelijkheden. Bij L1NDA gebruiken we het ook veel. Maar het is een ramp als je probeert je personeel van deze tijd via een Excel bestand aan te sturen. Het maken van een rooster kan veel efficiënter en effectiever. Daarom is L1NDA bedacht. Wij geven je 8 redenen waarom Excel ongeschikt is voor het maken van een personeelsplanning.

1
 
Excel laat jou roosteren in je eentje doen

Als er wijzigingen zijn in het rooster kan dit niet automatisch worden doorgevoerd (bijvoorbeeld door in- en uitklok mogelijkheid van een tijdsregistratie kastje of kassa) of door de medewerkers/verschillende planners. Dat laatste zou je alleen toestaan als het op een veilige manier kan, waar jij nog de controle kan behouden. Vaak zit je dus in je eentje alle wijzigingen rondom planning en urenregistratie te verwerken wat vast niet jouw meest favoriete bezigheid is. Het is verder niet alleen tijdrovend om dit handmatig aan te passen, de kans op fouten wordt groter. Lees ook: Als een rooster gepland is, breekt de pleuris pas echt uit

2
 
Excel kan geen wijzigingen communiceren

Het ruilen van diensten, aanpassingen in het werkrooster, goedkeuren van vakantiedagen, het later of eerder moeten beginnen. Door omstandigheden kunnen er plotselinge wijzigingen in het rooster ontstaan. Als er iets verandert voor medewerkers, zullen zij hierover geïnformeerd moeten worden. Dit zal je de nodige tijd aan telefoontjes, e-mails, appjes of sms’jes kosten. Je kunt natuurlijk je Excel rooster elke keer mailen naar iedereen. Hoe groot is de kans dat iemand net over een voor hem/haar belangrijke wijziging heen kijkt na de zoveelste nieuwe versie?

3
 
Excel toont geen (on)beschikbaarheid van medewerkers

Excel geeft je tijdens het roosteren geen inzicht in de (on)beschikbaarheid van medewerkers. Door school, vakantie, examens, feestjes en dergelijke kan de beschikbaarheid van personeel wel eens verschillen. Door vooraf geen inzicht te hebben in wie wanneer kan werken kan dat leiden tot veranderingen in het rooster op het laatste moment. Zou het niet fijn zijn als de medewerkers het voor jou bijhouden en de (on)beschikbaarheid automatisch verschijnt als jij je rooster gaat maken?

Download 'In 6 stappen een optimale personeelsplanning' gratis

4
 
Excel beschikt niet over een vrij vraag module

Door verschillende omstandigheden kan het voorkomen dat werknemers vrij willen. Of juist op bepaalde dagen extra willen werken. Hoe kan je dit automatisch en overzichtelijk verzamelen met Excel? Is jouw beleid dat medewerkers minimaal 7 dagen van te voren hun onbeschikbaarheid moeten doorgeven of dat ze minimaal vijf dagen per jaar vrij mogen zijn? Excel kan jouw beleid hierin niet naleven. Er is geen centrale plek dus de verzoekjes ontvang je op alle mogelijke manieren zoals via de mail, op de werkvloer, via WhatsApp of op de telefoon.

5
 
Excel registreert geen gewerkte uren

Medewerkers kunnen na hun dienst de gewerkte uren opschrijven in Excel of op papier. Dit is foutgevoelig. Enkele minuten die fout geregistreerd worden kunnen op jaarbasis heel wat kosten met zich meebrengen. Eventuele correcties vaststellen en doorgeven levert veel gedoe in de volgende loonrun. Je zult de gewerkte uren handmatig moeten registreren en controleren. Excel vergelijkt het geplande rooster niet met het daadwerkelijke gewerkte rooster en waarschuwt niet bij eventuele afwijkingen. En juist deze informatie is belangrijk om te besparen op personeelskosten.

6
 
Excel communiceert het persoonlijke rooster niet

Je zult werknemers zelf op de hoogte moeten brengen van hun persoonlijke rooster. Je kunt het rooster uitprinten en ophangen of uitdelen. Of je stuurt een groepsmail of een bericht in de WhatsApp groep. Lees ook: Is Whatsapp de manier om je rooster rond te sturen?
Het enige nadeel is dat je niet zeker bent dat medewerkers het rooster daadwerkelijk hebben gezien en op de hoogte zijn van hun persoonlijke rooster. Hoe makkelijk kan iemand over zijn diensten heen kijken? De kans is groot dat iemand na veel berichten minder alert het nieuwste rooster inspecteert. Als het rooster plotseling verandert zul je opnieuw de betrokken medewerkers op de hoogte moeten stellen.

7
Excel kan geen correcte loonbetaling uitrekenen

Elke maand zul je handmatig per medewerker moeten uitrekenen wat zij uitbetaald krijgen. Hierbij moet je de geschreven uren bekijken en rekening houden met flexibele werktijden, overuren, lunchpauzes, enzovoort. Verder zul je dit overzicht zelf moeten doorsturen naar je loonadministrateur, terwijl dit ook geautomatiseerd kan worden.

8
 
Excel stimuleert de betrokkenheid van personeel niet

Wie wil er nou niet dat personeel betrokken is? Medewerkers van deze tijd willen graag hun steentje bijdragen en zo een beetje extra verantwoordelijkheid krijgen. Het zou ideaal zijn als je ze kan betrekken in het roosteren, want eigenlijk kan dat prima. Excel is niet interactief en kan er niet voor zorgen dat personeel betrokken is bij het maken van het rooster. Personeel kan niet online doorgeven of en wanneer zij beschikbaar zijn en naar welke dagen hun voorkeur uit gaat om te werken. Verder kunnen medewerkers geen gewerkte uren online opvragen of registreren. Tot slot biedt Excel geen online personeelsdossier waarin medewerkers hun eigen NAW-gegevens kunnen bijwerken.

Het maken van een rooster kan dus efficiënter en effectiever. L1NDA gelooft dat betrokken medewerkers tevreden medewerkers zijn. Door te werken met een online roostertool betrek je medewerkers bij het maken van het rooster en worden wijzigingen automatisch doorgevoerd. Je personeel wordt automatisch op de hoogte gebracht en het rooster is altijd en overal in te zien op je computer, mobiel of tablet. Lees ook: drie redenen waarom een online personeelsplanner de medewerkerstevredenheid verbetert.

Klaar om het zelf te proberen en te ervaren? 

L1NDA is de meest gebruiksvriendelijke oplossing voor personeelsplanning en urenregistratie. Probeer L1NDA gratis en ontdek de voordelen zelf.

Bron: Planday.com

Over de auteur

Manon Heitkamp

In mijn 3,5 jaar tijd bij L1NDA hebben we inmiddels meer dan 180 blogs, 21 kennisdocumenten en een nieuwe website gepubliceerd. Dit alles heeft als doel om jou als ondernemer te informeren en inspireren met waardevolle informatie en tips waarmee jij je business kunt (blijven) verbeteren. Voor mij is het tijd voor een nieuwe stap in mijn carrière, maar ik hoop dat mijn content je blijft inspireren en nog veel leesplezier biedt!

De 6 meest gemaakte fouten bij tijdelijke contracten

Tips voor het binden en indelen van je flexibele schil

Download kennisdocument

Word ook lid van onze community

Mis nooit meer het laatste nieuws. Schrijf je gratis in en blijf direct op de hoogte. Je ontvangt van ons tweewekelijks waardevolle content in je mail.

Anderen lazen ook