• 7 september 2015
  • Manon Heitkamp
  • Leestijd 4 min.
Features en updates

Onverwachte wijzigingen in het rooster? Laat medewerkers onderling ruilen

Een gepland rooster is namelijk nog helemaal niet af. Vaak begint het pas net, want een planning verandert continu. En vaak ook nog op korte termijn. Wat doe je dan als planner? We bespreken deze week de Dienstenmarktplaats van L1NDA.

Onverwachte wijzigingen

Je bent bezig met het maken van een rooster, je houdt rekening met de wensen van het personeel. Als het rooster eenmaal gepland is, kan er nog van alles gebeuren. Een medewerker die niet goed in zijn agenda heeft gekeken en toch vrij wil, of die uit onmacht niet kan komen werken vanwege ziekte of persoonlijke omstandigheden. Het kan zijn dat de zaak meer of minder uren van je planning zal vragen, waardoor je opnieuw naar de tekentafel moet. In dit soort gevallen moeten er nieuwe medewerkers voor diensten gezocht worden.

Uit onze ervaring blijkt dat planners, voordat ze met L1NDA werken, dit allemaal zelf op moesten pakken. Alleen de planner heeft immers alle beschikbaarheid van het personeel in zijn hoofd, is op de hoogte van het meest actuele rooster aangezien die continu verandert  en is in het bezit van de actuele personeelslijst met bijbehorende contactgegevens. Als de planner de verantwoordelijkheid toch bij een medewerker neerlegt, komt er toch nog veel werk aan te pas. Een medewerker moet namelijk de planner bellen wie er werkt en beschikbaar is en de telefoonnummers achterhalen. Dit is te omslachtig.

De dienstenmarktplaats

L1NDA start met dit oplossen door altijd het meest actuele versies van rooster, de bellijst en beschikbaarheid online inzichtelijk te maken. Met een speciale nieuwe functie, de Dienstenmarktplaats, kan de medewerker nu zelf vervanging voor een dienst gaan zoeken of vind je als planner nog sneller een beschikbare medewerker voor een open dienst. Met één druk op de knop kan je de dienst aanbieden. L1NDA kijkt automatisch wie er beschikbaar is. Iedereen die al werkt, die deze dienst niet mag werken of heeft aangegeven niet te kunnen werken, ontvangen deze dienstaanbieding niet. De dienst wordt, eventueel met een korte introductie, aangeboden waarnaar de medewerkers kunnen aangeven of hij de dienst wel, niet of misschien willen overnemen. Afhankelijk van de instelling van de klant wordt de match direct gemaakt en het nieuwe rooster in gang gezet. Anders wordt de vraag ter goedkeuring doorgestuurd naar de planner. In één overzicht staat wie beschikbaar is om te werken, de planner pikt de meest geschikte medewerker eruit en de match is gemaakt.

Medewerkers ruilen onderling

Het grote voordeel voor de planner is dat het veel tijd bespaart. De planner hoeft immers alleen maar goedkeuring te geven en legt de verantwoordelijkheid bij de medewerker. Als planner geef je immers de medewerkers een handige tool waarmee ze dit makkelijk en efficiënt zelf kunnen regelen. Door de verantwoordelijkheid bij de medewerkers neer te leggen, wordt er minder snel een dienst onnodig afgezegd. Je denkt dus met ze mee. Een planner bespaart verder tijd omdat ze zelf ook makkelijker van de gaten in hun rooster afkomen. De afgelopen maand (juli 2015) zijn er bijna 1700 ruilverzoeken uitgevraagd, waarvan ongeveer de helft door L1NDA is opgelost. Mocht de match niet zo makkelijk gemaakt zijn, dan heeft de planner met L1NDA alsnog een duidelijk overzicht wie er wel, misschien of niet kan werken. Verder zie je als planner welke medewerkers nog niet gereageerd hebben. Moet de planner dan alsnog zelf vervanging gaan regelen, kun je efficiënter en doelgerichter bellen welke medewerkers je nog kunt vragen.

De medewerkers dragen de Dienstenmarktplaats op handen. In de ideale wereld drinkt een medewerker een biertje in de kroeg, vraagt een dienst uit via de marktplaats en is de volgende ochtend de ruil al geregeld.
Things I Love Things I Like bestaat uit 6 succesvolle winkels. Benieuwd welke rol hun personeelsplanning daarin speelt?
Download Case Study

 

Over de auteur

Manon Heitkamp

In mijn 3,5 jaar tijd bij L1NDA hebben we inmiddels meer dan 180 blogs, 21 kennisdocumenten en een nieuwe website gepubliceerd. Dit alles heeft als doel om jou als ondernemer te informeren en inspireren met waardevolle informatie en tips waarmee jij je business kunt (blijven) verbeteren. Voor mij is het tijd voor een nieuwe stap in mijn carrière, maar ik hoop dat mijn content je blijft inspireren en nog veel leesplezier biedt!

Succesvol ondernemen volgens Casper Reinders

De 7 beste tips van een serieondernemer

Download kennisdocument

Word ook lid van onze community

Mis nooit meer het laatste nieuws. Schrijf je gratis in en blijf direct op de hoogte. Je ontvangt van ons tweewekelijks waardevolle content in je mail.

Anderen lazen ook