• 26 August 2015
  • Manon Heitkamp
  • Leestijd 2 min.
Features en updates

Is WhatsApp echt de manier om het rooster rond te sturen?

Deze week zetten we onze feature ‘Publiceren van het rooster’ in de spotlights. Voor een planner is vaak de grootste zorg: Zijn medewerkers wel op de hoogte van al mijn laatste wijzigingen in de planning?  Een gepland werkrooster wijzigt continu, dus hoe communiceer je dit snel, makkelijk en effectief?

Rooster via WhatsApp

Het rooster is gemaakt. Er wordt een foto gemaakt van het rooster en deze wordt rondgestuurd in de WhatsApp groep. Dit soort werkwijzen horen we van onze klanten van toen ze nog niet met L1NDA werkten. Anderen maken de personeelsplanning in Excel of Google docs en sturen dit per mail naar het hele team. Is dit de beste manier om een rooster effectief en foutloos rond te sturen? Nee! Waarom niet? Medewerkers krijgen geen persoonlijk bericht, maar het rooster met alle diensten van alle medewerkers. Iemand moet dan zijn eigen diensten opzoeken, waardoor de kans groot is dat ze over hun dienst heen kijken, vooral als ze onregelmatig werken. Daarnaast verandert een planning continu. Een planner mailt dan vaak het nieuwe rooster naar iedereen. Als er als medewerker niks voor jou verandert, is deze mail niet interessant om te krijgen. Je kijkt dan minder goed. Zit er dan toch een wijziging voor jou tussen, is de kans groot dat je er alsnog overheen kijkt. Naast dat het foutgevoelig is, is het dus ook storend en overbodig voor medewerkers als er niks verandert in hun eigen rooster. Daarnaast kost het rond mailen jou als planner onnodig tijd.

Rooster via persoonlijke communicatie

In de ideale situatie wordt iedereen direct en persoonlijk ingelicht per mail met alleen zijn of haar eigen diensten. Uiteraard is er een plek waar iedereen het totale actuele rooster krijgt te zien. Verandert er iets aan de planning? Dan krijgen alleen de medewerkers een mail waarvoor er wat verandert en wat er precies veranderd is. Dit is voor een planner niet zelf te doen. L1NDA lost dit op. Als planner maak je een werkrooster en publiceer je de laatste versie voor de medewerkers. Als er wat verandert, mailt L1NDA de wijzigingen alleen naar de betrokkenen door. Pas als jij de nieuwste versie van het werkrooster publiceert wordt deze versie zichtbaar gemaakt voor het personeel. En pas dan wordt iedereen op de app en mail ingelicht van hun verkregen diensten. Daarnaast vertelt L1NDA wat er precies is veranderd aan de dienst. ‘Beste Anna, je dienst is aangepast door Pieter. De starttijd is veranderd van 12.00 uur naar 13.00 uur op dinsdag 17 augustus.’

Onverwachte wijzigingen in het rooster

In diezelfde mail stuurt L1NDA gelijk een overzicht van jouw aankomende vijf diensten. Soms weet een medewerker door alle wijzigingen niet meer met de aankomende diensten zijn. Door deze mail zijn medewerkers weer volledig op de hoogte. En om het extra leuk te maken laat L1NDA direct de verjaardagen van collega’s van die periode zien. Met L1NDA zijn er allerlei manieren om het rooster persoonlijk te communiceren naar je medewerkers. De informatievoorziening is volledig, gaat automatisch en is foutloos. Medewerkers dragen hun rooster altijd mee in hun broekzak. Het rooster kan gekoppeld worden met Google Calender en iCal. Dit lukt niet als je de personeelsplanning maakt in Excel of Google Docs.

De belangrijkste prioriteit is om medewerkers op de hoogte te brengen van hun werkrooster en de eventuele wijzigingen. Maak dit als planner dus zo makkelijk, effectief en tijdsbesparend mogelijk voor jezelf, zodat je kan blijven focussen op de belangrijkste verantwoordelijkheden als planner.

Things I Love Things I Like bestaat uit 6 succesvolle winkels. Benieuwd welke rol hun personeelsplanning daarin speelt?
Download Case Study

Over de auteur

Manon Heitkamp

In mijn 3,5 jaar tijd bij L1NDA hebben we inmiddels meer dan 180 blogs, 21 kennisdocumenten en een nieuwe website gepubliceerd. Dit alles heeft als doel om jou als ondernemer te informeren en inspireren met waardevolle informatie en tips waarmee jij je business kunt (blijven) verbeteren. Voor mij is het tijd voor een nieuwe stap in mijn carrière, maar ik hoop dat mijn content je blijft inspireren en nog veel leesplezier biedt!

In 6 stappen een optimale werkplanning

Bespaar tijd en kosten met personeelsplanning

Download kennisdocument

Word ook lid van onze community

Mis nooit meer het laatste nieuws. Schrijf je gratis in en blijf direct op de hoogte. Je ontvangt van ons tweewekelijks waardevolle content in je mail.

Anderen lazen ook